予約のキャンセルはVer.1.8で機能が大きく追加、変更されました。これまでの機能は単純で、キャンセルが実行されると宿泊予約データがデータベースから削除される、というものでした。Ver.1.8では、キャンセル料金の計算を実行、決済が終了している場合はキャンセル料との差額の返金など、決済に関する面倒な手続きをプログラムで処理することができるようになりました。それではキャンセルの動作を見てみましょう。その後設定について説明します。
決済プラグインの返金処理は「Ver.2.2.0のアップデート情報」をご覧ください。
Webサイトのキャンセル画面
予約の確認画面(参考)で「キャンセル」ボタンを押すとキャンセル画面が表示されます。
決済プラグインを利用している場合、支払料金との差の返金額の表示が挿入されます。
返金が発生したとき挿入される文章の内容は、決済が確定なら返金処理、与信ならキャンセル料の確定処理の実行を説明しています。詳細は章末の「注意点」をご覧ください。
キャンセル画面の有効時間 10分
キャンセルの実行は、キャンセル画面が表示されてから「10分」以上経過してキャンセルボタンを押すと、キャンセル処理を実行せずエラー終了します。
管理画面からキャンセル
キャンセルは予約リストの申込者カラムのメニューから「キャンセル」をクリックするか、予約の編集画面で「予約のキャンセル」ボタンを押すと処理が開始されます。
キャンセルの実行を開始すると「キャンセルダイアログボックス」が表示されます。
予約した宿泊情報、キャンセル料について、また返金がある場合は返金処理についての動作を指示することができます。状況に合わせて実行してください。
キャンセル実行でこれまで宿泊予約データを削除していましたが、Ver.1.8から宿泊予約データは削除せず、データにキャンセル状態をセットして保存するようにしました。空室の検索では、キャンセル状態がセットされた客室データは予約数にカウントしないようになっています。
これにより管理画面でキャンセルしたデータを復活した場合、ダブルブッキングとなる可能性が生じますので操作にご注意ください。
次にキャンセルに関する設定を説明します。
キャンセルの設定
設定は「各種設定」の「予約変更」タブページにあります。
予約者によるWebサイトから予約キャンセルを受け付けるため、「予約のキャンセル」を「許可する」に設定します。
キャンセルを受け付ける場合、宿泊日の何日前まで受け付けるかを「キャンセルの受付期限」で設定してください。設定は「１日前」からです。当日となる「０日前」は設定できません。
時刻を設定しないと日付が変更される直前まで有効となります。
キャンセル料金の設定
設定は「各種設定」の「料金」タブページにあります。
キャンセル実行時にキャンセル料を請求する場合、「キャンセル料金計算」を「する」に設定します。これによりWebサイトのキャンセル画面やキャンセルメールに、キャンセル料の情報を掲載することができるようになります。
キャンセル料の金額は決められた額を設定するか、または宿泊料から割合を計算して算出する２つの方法があります。そして計算結果について１の位、あるいは１０の位以下を０にするなど端数の切捨が設定できます。
キャンセル処理は、キャンセルが実行された日時が宿泊日の何日前か計算し、キャンセル表から表引きした算出条件を利用してキャンセル料を求めます。キャンセル表の設定は５段階までです。５段階に満たない場合は「宿泊前日数」の入力項目を空白にして設定してください。５段階より多くの設定が必要な場合は、プラグインディレクトリにある Config.php ファイルの 「CANCEL_ROWS」定数を変更してください。ただしプログラムを直接修正するため、文法に誤りがあると動作不良の原因となりますので注意してください。
キャンセルの返金の設定
決済プラグイン「MTS Pay Payjp」のVer.2.2以降を利用してWeb決済を受け付けている場合、支払われた金額に対してキャンセル料との差額が生じた場合、自動で返金を実行するように設定する事ができます。
ただしCronの「自動キャンセル」でキャンセルされた場合は、返金処理は実行されません。
設定は「各種設定」の「決済」タブページにあります。
「キャンセルの返金」が「実行する」に設定されていると、返金が生じた場合は決済プラグインの返金機能を利用して、自動で差額の返金処理が実行されます。
注意点は次の通りです。
- 返金は「確定」で支払われている場合に限ります
- 「与信枠」は返金がありませんのでキャンセル料の金額を「確定」します
- 返金有効期限に関して決済代行会社との取り決めに注意してください
決済プラグインの返金処理が正常に終了して制御が戻ってきた場合、返金完了のメールを送信することができます。送信する場合は「返金完了の通知」を「送信する」に設定してください。
返金メールはメールテンプレートで文章を登録、「各種設定」の「E-Mail」タブページで「返金メール」に設定したテンプレートを登録しておくことで送信されます。
Webサイトで表示される文言や文章は、プラグインディレクトリにある Translation.php ファイルに設定があります。